EXCEL, PLANILLA DE CÁLCULO
Uno de los componentes del paquete ofimático Office de Microsoft, es el programa “Excel” que consiste en una hoja de cálculo. Como su propio nombre indica, sirve para manejo y tratamiento de cálculos diversos a base de fórmulas, y todo ello distribuído en una serie de celdas localizadas dentro de la hoja a base de letras y números como veremos a lo largo de los temas; también permite escribir texto dentro de esas celdas. Como cualquier programa del paquete ofimático, Excel es bastante intuitivo y dispone de una serie de menús y botones que deben resultarnos familiares para poder manejar el programa, y que también veremos.
Resumiendo,Excel es una aplicación para crear hojas de cálculo que está divida en filas y columnas, al cruce de estas se le denomina celdas sobre las cuales se almacena información (letras o números) que podemos usar para realizar operaciones, tales como sumas, restas, multiplicaciones, divisiones, cálculos financieros, estadísticos, de ingeniería, amortizacione, etc.Vamos a ver como localizar el acceso al programa para poder abrirlo; se puede hacer a través del icono si disponemos de él en el Escritorio
O a través del botón Inicio de la barra inferior, así:
La ventana de la hoja de trabajo
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1. Barra de título: Muestra el nombre del libro y el nombre de la aplicación en este caso Microsofr Excel, por ejemplo cuando se inicia Excel el nombre es Libro1.
2. Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con números. 3. Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con letras. 4. Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de cálculo. Cada hoja se identifica con una etiqueta que, de forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3, respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así como agregar o eliminar hojas. 5. Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de calculo. 6. Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando está seleccionada se muestra con un recuadro doble. 7. Vistas del libro: Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. 8. Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamaño de lo que se ve en la pantalla. 9. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí también podemos escribir y editar fórmulas y funciones. 10. Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. 11. Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo, A1. Desde aquí también podemos asignar nombres personalizados para identificar las diferentes celdas con las que estemos trabajando. 12. Selector: Si hacemos clic con el mouse aquí, se seleccionará la hoja de cálculo en su totalidad, es decir, completa. 1. Barra de título: Muestra el nombre del libro y el nombre de la aplicación en este caso Microsofr Excel, por ejemplo cuando se inicia Excel el nombre es Libro1. 2. Filas: cada uno de los espacios horizontales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con números. 3. Columnas: cada uno de los espacios verticales en los que se divide una hoja de cálculo. Se identifican con letras. 4. Etiquetas de hojas: cada libro de Excel 2010 presenta tres hojas de cálculo. Cada hoja se identifica con una etiqueta que, de forma predeterminada, recibe el nombre de Hoja1, Hoja2 y Hoja3, respectivamente, aunque podemos modificar estos nombres, así como agregar o eliminar hojas. 5. Barras de desplazamiento: Permite moverse dentro de la hoja de calculo. 6. Celda activa: Es la celda seleccionada. Cada celda representa una posición específica dentro de la hoja de cálculo que indica la intersección entre una columna y una fila. La celda activa se identifica porque cuando está seleccionada se muestra con un recuadro doble. 7. Vistas del libro: Hay varias maneras diferentes de ver las hojas de trabajo en Excel. Cada una de ellas lo ayuda a trabajar en distintas situaciones. Tres se encuentran en el menú Ver. Dos están en el menú Ventana y una más en el menú Archivo. 8. Herramientas Zoom: Sirve para aumentas o disminuir el tamaño de lo que se ve en la pantalla. 9. Barra de fórmulas: muestra el contenido de la celda activa. Si el contenido de esa celda se obtuvo a partir de una fórmula, muestra la fórmula. Desde aquí también podemos escribir y editar fórmulas y funciones. 10. Cinta de opciones: La cinta de opciones se ha diseñado para ayudarle a encontrar fácilmente los comandos necesarios para completar una tarea. Los comandos se organizan en grupos lógicos, que se reúnen en fichas. Cada ficha está relacionada con un tipo de actividad (como escribir o diseñar una página). Para reducir la confusión, algunas fichas sólo se muestran cuando es necesario. 11. Cuadro de nombres: muestra la referencia a la celda activa, como por ejemplo, A1. Desde aquí también podemos asignar nombres personalizados para identificar las diferentes celdas con las que estemos trabajando. 12. Selector: Si hacemos clic con el mouse aquí, se seleccionará la hoja de cálculo en su totalidad, es decir, completa.
Elementos de la interfaz
1. Ficha Archivo: abre la Vista Backstage, que nos permite administrar
documentos y datos relacionados sobre ellos, como crear, guardar y enviar documentos, inspeccionar documentos para comprobar si tienen metadatos ocultos o información personal, o establecer opciones específicas. 2. Barra de herramientas de acceso rápido: es una barra de herramientas personalizable que contiene un conjunto de comandos independientes de la ficha de la Cinta de opciones que se muestra. 3.Fichas: funcionan como indicadores generales que contienen grupos y comandos específicos para ejecutar determinadas acciones. 4. Botones de control: permiten minimizar, maximizar, restaurar o cerrar la aplicación que se está ejecutando. 5. Botones de control del libro activo: al igual que los botones de control de la ventana en la que se ejecuta la aplicación, los botones de control del libro permiten minimizarlo, maximizarlo, restaurarlo o cerrarlo. 6. Ayuda: abre la página de Ayuda de Microsoft Office. 7. Botón de control de la Cinta de opciones: muestra u oculta la Cinta de opciones. Si la Cinta de opciones está oculta, sólo se muestran los nombres de las fichas. 8. Grupos lógicos: dentro de cada ficha, los grupos lógicos se organizan agrupando a los comandos que tienen funciones similares o relacionadas.
Rango: Se refiere a un grupo de celdas. Por ejemplo en esta hoja se ha seleccionado el rango C3:D6.
 ¿Cómo comenzar a trabajar con Excel?
Para abrir excel solo tenemos que dar clic en el menú inicio todos los programas, microsoft Office 2010 o la versión que tenga su PC y le damos clic.
Para crear nuestro primer libro solamente abrimos Excel el por defecto abrirá un libro en blanco llamado Libro 1, que se empezará a utilizar y posteriormente lo guardaremos con un nombre.
¿ Cómo moverse sobre una hoja de Calculo?
Este es el espacio de trabajo de Excel. Cada uno de los cuadritos en
la cuadrícula se llama celda y todas las celdas en una
línea vertical forman parte de una columna, y todas las celdas en
una línea horizontal forman parte de una fila.
Cada hoja de cálculo tiene exactamente 65.536 filas y 256
columnas.
Cada
columna o fila se denomina por la letra o el número correspondiente.
Las
filas están numeradas de
Cuando una columna o fila está seleccionada por completo, el espacio que está adentro cambia de color blanco a celeste rodeado por un borde grueso. Cuando una celda está seleccionada, no cambia de color, pero el borde sí se engrosa.
·
Si
hacemos clic sobre una de las letras, se
selecciona la columna correspondiente a la letra. De igual manera se
seleccionan las filas mediante un clic sobre el número que corresponda.
·
Para
seleccionar una de las celdas solo tenemos que hacer clic sobre ella y
aparecerá el nombre correspondiente en una casilla pequeña a la izquierda de la
barra
de fórmulas (en el círculo
rojo de la figura siguiente).
·
En Excel, la cuadrícula entera tiene
el nombre de hoja de cálculo. Los archivos de Excel se conocen como libros
de trabajo, y cada
uno de estos puede tener varias hojas
de cálculo.
Para navegar de una hoja de cálculo a otra, se
utilizan las pestañas que se encuentran al extremo inferior izquierdo de la
hoja de cálculo del ejemplo. Las pestañas dicen Hoja 1, Hoja 2 y Hoja 3 y, como
la hoja de cálculo está ahora abierta en la hoja “Hoja
¿Cómo se relacionan celda, hoja, libro?
Para poder trabajar con confianza en Excel es indispensable conocer algunas nociones básicas. Como las partes que componen una planilla de cálculo. En este video introduciré los conceptos de celda, hoja y libro y cómo se relacionan entre sí.
La celda Partamos con un concepto fundamental. La celda. Cada uno de estos rectángulos de aquí, se llama celda. Aunque parecen pequeñas, pueden contener mucha información. Incluso párrafos enteros.Las celdas están organizadas en columnas y filas. Las columnas son las que tienen letras en los encabezados y las filas son las que tienen números. Cada celda tiene un nombre predefinido. El nombre viene dado por la letra de la columna donde está, seguido del número de la fila. Es un sistema de coordenadas.  Por ejemplo, el nombre de esta celda es C2, puesto que está en la columna C y en la fila 2.Podrás advertir que los encabezados cambian de color respecto de los demás. Esto nos facilita saber dónde estamos ubicados. Los nombres de las celdas son fundamentales. Cuando realicemos operaciones nos referiremos por su nombre. La celda Activa Unido al concepto de celda, tenemos el concepto de celda activa. En la imagen podemos ver muchas celdas pero sólo una celda activa. La podemos reconocer por el borde verde. La celda activa nos indica cuál de todas es la que está lista para que ingresemos un dato o una fórmula.
Ojo, cuando seleccionamos varias celdas, sólo una es la celda activa. Y es la que está de color blanco.
El conjunto de líneas que permite distinguir una celda de otra se llama cuadrícula. Más adelante en el curso verás cómo ocultar estas líneas. La hoja Todas estas celdas que vez aquí están organizadas en la que se llama una hoja. El nombre de esta hoja es Hoja 1. Cada hoja tiene más de un millón de filas y más de dieciséis mil columnas. O sea que cada hoja tiene más de dieciséis mil millones de celdas. Una cifra desorbitante. Puedes modificar el nombre de la hoja haciendo doble clic en esta pestaña y luego escribiendo el nuevo nombre.El libro
Así como al conjunto de celdas se le llama hoja. Al conjunto de hojas se le llama libro. El libro es el archivo donde estarán contenidas todas las hojas. A veces utilizamos la palabra archivo como sinónimo de libro.
 Podemos ver el nombre de este libro (o también llamado archivo) en la parte superior de la ventana. Se llama “Libro 1”. Es el nombre que Excel usa por defecto cuando no hemos guardado nuestro archivo. Cuando lo hagamos podremos modificar su nombre.Dentro de un libro podemos tener una o más hojas. Para agregar otra hoja a nuestro libro pulsamos este signo más. Ahora mi libro se compone de dos hojas. Para moverme de una hoja a otra basta pulsar el nombre. Para eliminarla pulsamos sobre ella el botón derecho del mouse y elegimos “Eliminar”. Cuando guarde este libro, se guardarán también las hojas dentro de él y podré modificar su nombre. Para hacerlo voy a la pestaña “Archivo”, elijo “Guardar como” y escojo una ubicación. Aquí puedo cambiar el nombre. Voy a escribir “Mi primer libro”. En la parte superior podrás ver que ha cambiado el nombre. La barra de Fórmulas en Excel
En esta clase veremos otro elemento de la ventana de Excel. Se trata de la barra de fórmulas en Excel.
¿Para qué sirve? Como su nombre lo sugiere, sirve para ingresar fórmulas. Sin embargo, tiene un par de sutilezas que pueden ayudarte a sacarle el mayor provecho posible.Primero que todo en la barra de fórmula puedes ingresar datos, tal como lo harías directamente en una celda. Seleccionas una celda cualquiera, luego vas a la barra y escribes un dato, fórmula o función. Métodos para ingresar un dato, fórmula o función
En este punto puedo pulsar Enter o esta marca de verificación.
La diferencia entre ambos es que al pulsar la tecla Enter, nuestra celda activa se desplaza hacia abajo. En cambio si utilizas la marca de verificación, el dato se ingresa pero la celda activa permanece donde estaba.
Sobre-escribir y Cancelar
Si yo quisiera cambiar lo que recién escribí, sólo tengo que sobre-escribir el dato. En caso de que te arrepientas, una vez que comenzaste a sobre-escribir, puedes puedes pulsar el símbolo en forma de cruz para cancelar esta operación.
 El ícono Fx Hay un ícono con las letras Fx que es bien importante también. Este comando tiene dos usos.Primer uso Si no he escrito ninguna fórmula en mi celda activa, como en este caso, entonces me lleva a un cuadro de búsqueda de fórmulas.
Aquí puedo buscar una fórmula y filtrarlas por medio de listas (1)
 Al aceptar una, me lleva a un cuadro de argumentos. En una clase más adelante hablaremos en detalle acerca de las funciones. No me quiero adelantar pero en esencia los argumentos son los datos que requiere una función.Segundo uso Hay una segunda utilidad del ícono Fx. Funciona cuando ya has escrito una función y abres el primer paréntesis. Si ahora pulsas el ícono Fx- ingresas de inmediato al cuadro de argumentos (la imagen superior) Ten en cuenta que esto sólo resulta una vez que has abierto un paréntesis después del nombre de la función. De lo contrario, te llevaría al cuadro de búsqueda de funciones.Cómo expandir la barra de fórmulas En caso que tengas que escribir un dato o una fórmula muy grande, pulsa la flecha que está en el extremo derecho de la barra de fórmulas y ésta se expandirá mostrándote más líneas.Listas personalizadas en Excel
Las últimas dos clases hemos visto cómo ingresar datos. Ya sea manualmente o por el uso automatizado de las distintas formas de relleno. En esta ocasión veremos en detalle las listas personalizadas.
¿Qué es una lista personalizada? Una lista personalizada es un conjunto de datos ordenados. Por ejemplo los días de la semana, los meses del año o las letras de un alfabeto.En el caso de los días de la semana o los meses, Excel ya tiene incorporada estas listas. Si escribo Enero y arrastro el controlador de relleno, no me copia la celda hacia abajo, como lo vimos en el video anterior. Sino que me escribe los meses del año en sucesión.Dónde se crean, modifican y eliminan Veamos dónde se almacenan las listas personalizadas y cómo puedo crear o modificar una.
En la pestaña archivo, elegimos opciones. Dentro de opciones, seleccionamos avanzadas.
Bajamos hasta General. Pulsamos el botón que dice “Modificar Listas Personalizadas”.
Crear una lista nueva En la imagen se pueden ver varias. Están los meses del año. Y los días de la semana. También están los meses y días pero con una notación abreviada.Para agregar una nueva lista debes escribirlas en la parte derecha del cuadro. Por ejemplo, si quieres una lista de las primeras letras de los días de la semana escribes: L para lunes, M, W para el miércoles, para distinguirlo del martes, J, V, S y D. Todos separados con la tecla “Enter”. Finalmente pulsas agregar. También puedes importar una lista desde tu hoja, seleccionando los datos y pulsando el botón importar del cuadro anterior. Usando la lista personalizada
Con la nueva lista creado puedes utilizarla en tu planilla. Si escribes la letra “L” y luego arrastras el controlador de relleno verás que Excel comienza a copiar los otros elementos. Y repite la operación de forma circular. Por lo tanto en las celdas queda la L la M la W, así sucesivamente.
Las listas personalizadas pueden ir con cualquier tipo de información. Por ejemplo pueden ser una lista de frutas, de tallas de ropa, marcas de auto, lo que quieras. Además, con ellas puedes ordenar datos según el propio orden de la lista. Pero eso lo verás en un tema más adelante.
Por último, es importante saber que las listas no quedan almacenadas en los archivos, sino en tu equipo. Si envías la hoja a otra persona, no podrá hacer uso de ellas. Modificar tamaño de celdas en Excel
En este video veremos cómo ajustar las celdas para que la información quede contenida en ellas.
Combinar celdas Cuando un texto no cabe dentro de una celda, traspasa sus bordes. Pero el hecho que los sobrepase no significa que la información esté contenida en varias celdas. En este imágen, el título se encuentra por completo en la celda B2. Aún cuando el texto traspasa a las celdas de la derecha, esas otras celdas no contienen información.Podemos realizar algunos ajustes para que el texto no sobrepase los límites de una celda. Una opción es combinar dos o más celdas en una sola. Está opción está en el grupo alineación de la pestaña Inicio. Además de combinar, las centra. Para hacerlo se debe seleccionar los datos y pulsar el ícono. Si por algún motivo quieres volver al estado original, basta pulsarla nuevamente. Si no deseas centrar tus datos, puedes elegir la opción “combinar” en el cuadro desplegable. ¿Qué significan los signos ######?
En el caso de números, cuando no caben dentro de una celda, aparecen los signos numerales que puedes observar en tres de las cuatro columnas de la imagen de arriba. Indican que el ancho de la celda no es suficiente para mostrarlos.
Aumentar el tamaño de las celdas Si colocas el cursor entre las líneas divisorias del encabezado, notarás que cambia (observa el cursor en la imagen). Esto nos indica que podemos modificar el ancho de las celdas. Si pulsas y mantienes el botón del mouse aparecen unos números. El que está entre paréntesis corresponde al ancho en Pixeles. Por defecto cada celda mide 80 pixeles de ancho por 20 de alto.Al pulsar y arrastrar el mouse podemos disminuir o aumentar el tamaño. Cuando el tamaño sea lo suficientemente grande, los signos ##### desaparecerán. Modificar el ancho de varias columnas Existe una forma más eficiente cuando queremos modificar varias columnas. En ese caso nos posicionamos en los encabezados hasta que aparezca una flecha (como aparece en la imagen) Esto nos indica que estamos seleccionando toda la columna. Desde la primera hasta la última celda. Ahora arrastro el mouse sobre las columnas que quiero modificar.Finalmente me posiciono en un borde. Puede ser cualquiera. Y lo aumento hasta el tamaño deseado. Al soltar el botón del mouse se modifica el ancho. Dejar que Excel modifique de forma automática el ancho
Otra forma es hacer que Excel calcule de forma automática el tamaño mínimo para que quepan los datos.
Para eso nos posicionamos en un borde en los encabezados y hacemos doble clic. También podemos hacerlo con varias columnas. En ese caso cada columna se modificará para que el ancho permita que cada una de ellas albergue los números. Las filas funcionan de la misma manera que las columnas. Todo lo aplicado aquí es válido. Puedes utilizar las mismas técnicas para ajustar el alto. Pero los casos en que necesitamos hacerlo, por lo general, son muy poco frecuentes. Ocultar y bloquear celdas en Excel
Cuando trabajes en una planilla, es posible que necesites ocultar o bloquear un grupo de celdas. Esto puede deberse a distintos motivos. Por ejemplo, si quieres simplificar la cantidad de información a la vista. O a lo mejor quieres ocultar información sensible para luego imprimirla o preparar el documento para enviárselo a alguien que no quieres que vea toda la información.
Ocultar Aquí tengo un conjunto de datos de empleados con información sensible. Como su sueldo. La idea es que poder ocultar las celdas relativas a los sueldos, sin borrar esa información. Para ocultar esta columna la seleccionas, pulsas el botón derecho del mouse y eliges “Ocultar”  Hay una pequeña marca que queda entre las dos columnas restantes que nos indica que ahí hay una columna oculta.
Ojo: Es posible usar una formula o función que utilice esos datos, aún cuando estén ocultas.
Mostrar
Para volver a mostrar los datos, debemos seleccionar las columnas a la derecha y a la izquierda de la columna oculta. Luego pulsamos el botón derecho del mouse y elegimos “mostrar” Las filas funcionan de la misma manera. Seleccionamos las filas y eliges ocultar. Puedes ocultar filas y columnas enteras. Pero no celdas en particular.
Mostrar todas las celdas ocultas
Si no estás seguro en qué parte de tu planilla se encuentran celdas ocultas, te recomiendo el siguiente procedimiento. Pulsa este botón que está a la izquierda de tu pantalla, en la intersección de los encabezados de fila y columna. Con esto seleccionas todas las celdas. Luego, en cualquier encabezado de columna, eliges mostrar. Y repites lo mismo para las filas. De este modo te aseguras de ver todo el contenido de tu hoja.
Bloquear celdas Ahora veamos cómo podemos bloquear las celdas para evitar modificaciones. En la pestaña “Revisar” tenemos dos opciones. La opción “proteger libro” permite que no se puedan borrar o agregar nuevas hojas a tu libro. No queremos eso. Nos interesa la opción “Proteger hoja”. Con esto, evitamos que se cambie el contenido de las celdas Nos pedirá una contraseña. Pero no es necesario colocar una. A veces sólo queremos bloquear una hoja para evitar que nosotros mismos, por error, modifiquemos algo. Al estar bloqueada la hoja, si quiero modificar algo en la planilla, no podré hacerlo. Para desbloquearla, pulsamos de nuevo el ícono. Si habíamos introducido una contraseña, nos pedirá ingresarla. De lo contrario automáticamente quedará desbloqueada y tendremos pleno control sobre nuestra hoja.Insertar y eliminar celdas en Excel
Muchas veces te encontrarás con la necesidad de incorporar o quitar datos de tus planillas.
Cortar y suprimir
Un error de principiantes es utilizar la función cortar para quitar información. El problema con esto es que después tendrás que pegar la información en otro lado, causando un desorden en tu planilla. Además con este método el espacio que quedó al cortar las celdas seguirá ahí.
Otra forma es seleccionando los datos y luego pulsar la tecla suprimir. Es otra alternativa. Con eso quitarás los valores dentro de las celdas. Pero el problema es que los formatos seguirán ahí, al igual que el espacio de las celdas vacías. Comando eliminar
Veamos cómo hacerlo correctamente. Seleccionas los datos y pulsas el botón derecho del mouse.
 Elijes la opción “Eliminar”. Aparecerá un cuadro de diálogo que te pregunta cómo rellenar el espacio vacío que quedará.Aquí hay que tener cuidado.  Si seleccionas “desplazar las celdas hacia arriba” verás que la información de abajo sube a rellenar ese vacío. Y si seleccionas “Desplazar las celdas hacia la izquierda” entonces ese espacio será ocupado por las celdas que están a la izquierda de tu selección.Comando insertar
Así como puedes quitar celdas, puedes agregarlas. Con las celdas seleccionadas, pulsas el botón derecho del mouse y escoges insertar. El mismo cuadro de diálogo aparecerá preguntándote qué hacer con las otras celdas.
Métodos abreviados de teclado
El método abreviado para Insertar celdas es “Control” mas la tecla “+”. Y para eliminar celdas “Control” mas la tecla “-“. Es fácil de acordarse. “+” para agregar, “-” para eliminar.
Columnas y filas enteras
En vez de trabajar con celdas específicas puedo hacerlo con columnas enteras. Por ejemplo, si quieres insertar dos nuevas columnas, seleccionas las columnas haciendo clic en sus encabezados. Y luego aplicas el comando insertar. Lo mismo funciona con las filas. En estos casos no aparecerá el cuadro de diálogo preguntándote qué hacer con las otras celdas. Y es que cuando insertas o eliminas una columna o fila entera, no existe el conflicto de qué hacer con los demás datos. Por lo que Excel no te pregunta nada.
¿Que pasa con las fórmulas al eliminar o insertar?
Un punto importante cuando elimines o agregues celdas: no te preocupes con las fórmulas que hayas escrito. Todas las referencias se ajustarán a las nuevas ubicaciones de tus celdas. De forma automática.
Íconos En la pestaña Inicio, en el grupo “Celdas” también están los comandos que vimos en esta clase. En vez de pulsar el botón derecho del mouse puedes utilizarlos. Pero como quedan alejado de la planilla, es más fácil con los métodos abreviados o con el botón derecho del mouse sobre la selecciónOrdenar datos en ExcelOrden ascendente o descendente En esta tabla tengo un grupo de empleados de un almacén. Deseo ordenarlos por la fecha que ingresaron a la empresa. Los más antiguos primero.Los comandos para ordenar se encuentran en la pestaña Datos de la cinta de opciones. Primero voy a seleccionar todos los datos. Luego con la tecla tabulación, desplazo la Celda Activa hasta la columna que será la referente para ordenar. En este caso la fecha.  Hay dos tipos básicos de orden para datos. De menor a mayor y de mayor a menor. Si los datos corresponden a texto, los ordenará alfabéticamente de la A a la Z o de la Z a la A, tal y como lo describen los íconos de la imagen. Al pulsar el ícono de la esquina superior izquierda, me deja la fecha más antigua arriba. Un punto importante, si hubiesen seleccionado solamente la columna fecha, sólo esa dimensión de los datos se hubiese ordenado, causando un problema mayor, puesto que la información se hubiese desordenado respecto a las otras variables. Orden usando listas personalizadas
Veamos otro ejemplo. Quiero ordenar ahora según el cargo. De mayor a menor jerarquía de mando dentro de la empresa. Excel no tiene cómo saber cuál es el que tiene mayor jerarquía. Por lo que en este caso debo crear una lista personalizada.
Esta vez no voy a utilizar la Celda Activa. Sino que selecciono todos los datos, incluidos los títulos. Y Pulso el ícono “Ordenar”. Me aparecerá el siguiente cuadro:  Donde dice “ordenar por” Elijo “cargo”. En “ordenar según”, dejo “Valores” y en “criterio de ordenación” selecciono “Lista personalizada” Crearé una lista teniendo en cuenta el rango del empleado dentro de la empresa. Gerente, administrativo, cajero, aseo. La escribo en ese orden. Y la ingreso. (Este procedimiento lo vimos en la clase 10 de este curso). Después de realizar esto, los datos estarán ordenados según la columna “cargo”. Agregar nivel de ordenamiento
Supongamos que después de ordenarlos por cargo, quisiera ordenarlos por otro criterio. Por ejemplo, por el apellido. Esto significa que primero ordenará por el cargo, y luego, para personas con el mismo cargo, habrá un orden alfabético de acuerdo a su apellido.
Debes ir al menú “ordenar” y aparecerá el cuadro de la imagen de arriba. Pulsas el botón “Agregar Nivel”. Con esto ingresarás un segundo criterio de orden. Elijes apellido. Y en criterio de ordenación “De la A a la Z”. Con esto, primero ordenará jerárquicamente por cargo. Y para personas con el mismo cargo, las ordenará por apellido. |
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